8 Cara Pemberian Surat Peringatan Agar Tepat Sasaran | OPINI.id
8 Cara Pemberian Surat Peringatan Agar Tepat Sasaran

Pemberian Surat Peringatan (SP) memang tak boleh asal atau sembarangan, apalagi tanpa bukti dan alasan yang jelas. Agar pemberian SP ini tepat sasaran, maka pihak manajemen perusahaan, instansi, HRD atau divisi SDM harus memiliki tujuan yang jelas dalam pemberian Surat Peringatan pada karyawan. Biasanya pemberian SP ini memiliki tujuan memberikan efek jera sehingga tidak mengulangi kesalahan yang sama dan mendisiplinkan karyawan. 

Agar pemberian Surat Peringatan (SP) ini tepat sasaran maka pihak HRD, SDM atau manajemen perusahaan maupun instansi disarankan untuk melakukan langkah-langkah berikut:

1. Pihak manajemen harus rajin melakukan sosialisasi.

Peraturan perusahaan harus terus disosialisasikan kepada karyawan, baik melalui kegiatan pertemuan rutin atau memberikan selebaran mengenai peraturan perusahaan yang berlaku. Hal ini akan membuat karyawan merasa diperhatikan dan dimanusiakan.

2. Memberikan teguran secara lisan.

Teguran lisan adalah cara mengingatkan karyawan bahwa apa yang dilakukan melanggar peraturan perusahaan, jika kesalahan yang dilakukan itu adalah kesalahan ringan. Lakukan teguran lisan secara bijak dan santun, paparkan bukti secara rinci, jelas terukur. Tidak memberikan teguran karyawan yang melakukan kesalahn di depan rekan lain atau dihadapan banyak orang. 

Namun jika kesalahan seperti penggelapan, penipuan, membocorkan rahasia perusahaan, memakai uang perusahaan maupun melakukan tindakan asusila, maka masalah seperti ini tidak perlu lagi diberikan teguran secara lisan tapi bisa langsung diberikan SP 3 dan langsung dilaporkan kepada pihak yang berwajib.  

3. Jika teguran secara lisan tidak memperbaiki keadaan.

Maka SP bisa diberikan, lakukan  secara langsung oleh Unit Human Resource (HRD) atau unit SDM kepada yang bersangkutan namun HARUS dirahasiakan dari karyawan lainnya. Jadikan pertemuan ini sekaligus sebagai waktu untuk karyawan membela diri dan momen untuk manajemen menjelaskan kesalahan apa saja yang dilakukan dengan bukti yang benar dan sesuai aturan yang berlaku. (hak tanya dan jawab)

4. SP tidak diberikan dengan emosi, rasa tidak suka atau sentimen pribadi.

Hal ini bisa menjadikan karyawan merasa diadili. Namun jadikan atmosfir pemberian SP ini adalah saat-saat diskusi yang penuh suasana kekeluargaan. Pemberian SP saja sudah cukup mengerikan jangan ditambah dengan perkataan-perkataan yang menyakitkan dan cenderung menyalahkan tanpa memberikan solusi atau tanpa mendengar keluhan maupun kesulitan yang dihadapi oleh karyawan. 

5. Menjamin Kerahasiaan. 

Pihak manajemen harus menjamin kerahasiaan teguran lisan,  pemberian SP maupun kesalahan karyawan di depan umum. Lindungi privasi dan reputasi karyawan dengan memastikan bahwa hanya ia satu-satunya orang yang mengetahui mengenai teguran maupun surat peringatan tersebut.

Pertimbangan-pertimbangan etika ini juga wajib diketahui dan dilakukan oleh seorang pemimpin, kepala divisi HRD atau SDM agar bisa berlaku bijak saat memberikan SP kepada karyawannya.

6. Karyawan adalah aset perusahaan.

Karyawan yang bahagia akan memberikan kontribusi melebihi ekspetasi yang diminta perusahaan. Tetapi jika karyawan tertekan dan terancam maka tidak akan muncul inisiatif dalam pikiran mereka yang ada hanyalah bekerja sesuai rutinitas yang ada tanpa suatu kreativitas sama sekali.

7. Kesampingkan rasa suka, tidak suka, dendam atau emosi pribadi.

Jika memang harus mengeluarkan SP maka harus didasari oleh bukti, objektivitas, juga rasa sayang akan keberadaan atau potensi yang dimiliki karyawan. Pihak Manajemen, HRD atau SDM harus memiliki keinginan agar karyawan sadar akan kesalahan yang mereka buat dan agar kedepannya dapat memperbaiki diri dan bekerja lebih baik lagi.  

8. Gunakan SP dengan bijak. 

Pertimbangkan bahwa kesalahan yang dilakukan karyawan adalah kesalahan yang memang benar-benar mereka lakukan. Jangan memberikan SP jika masih sebatas asumsi, prasangka atau hanya mendapat laporan dari salah satu pihak tanpa bukti yang jelas. Memang SP bisa dibatalkan, tetapi sakit hati dan sedih karena menerima SP tidak mudah disembuhkan walaupun dengan surat pembatalan. 

Jika kamu pernah mendapatkan SP, apakah sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku?
Sudah, merasa tetap dihargai meski melakukan kesalahan
Ragu-ragu
Belum, ga jelas aturannya
1 votes

Komentar

Fresh